Als je gaat vergaderen, bijvoorbeeld bij ons Seats2meet in Den Bosch, dan komt het natuurlijk ook voor dat er een uitdaging of probleem is wat je op wilt gaan lossen. Dat kan vooraf al bepaald zijn en natuurlijk tijdens de bijeenkomst zelf naar boven komen borrelen.
Waarom je dan een adviseur wil, legt onze vaste gastblogger van Learnit, Maaike Brakenhof uit. Zij schreef een artikel over het inzetten van een adviseur tijdens een bijeenkomst.
Onder andere komt aan bod hoe je zorgt voor draagvlak voor het slagen van de oplossingen die je samen hebt bedacht? Want het in goede banen leiden van het communicatieproces tijdens meetings is één van de taken als adviseur.
Wat doet een adviseur eigenlijk dan nog meer?
Kom je je opleiding of training geven in een trainingslocatie zoals Seats2meet, is een adviseur vaak een waardevolle toevoeging. De adviseur draagt geen oplossingen aan, maar ondersteunt het proces met gerichte interventies. Je kunt inspelen op gevoel, processen ondersteunen en groepsleden stimuleren zelf met een oplossing te komen. Meetings verlopen sneller en beter door korte gerichte interventies.
Drie lagen in de communicatie
Een adviseur kan het gesprek goed ondersteunen door het onderscheiden van niveaus in het communicatieproces. Een adviesgesprek kent de volgende lagen:
- De inhoud van wat iemand vertelt;
- De procedure of de manier waarop iets wordt verteld;
- Het proces van de betrekkingen tussen de spreker en luisteraars, en de gevoelens tijdens de communicatie.
Waarom je die drie lagen uit elkaar moet halen
Tijdens een gesprek zijn deze drie lagen constant tegelijk aanwezig, maar om de communicatie beter te begrijpen worden ze uit elkaar gehaald.
De adviseur kiest op welk niveau hij of zij de interventie wil doen. Zonder goed proces is er geen effectieve procedure, waardoor het proces het fundament van de communicatie vormt.
Zo zal het gesprek ook een matige inhoudelijke kwaliteit hebben zonder goed proces of heldere procedure.
Mogelijke interventies per niveau
- Inhoud: Een interventie op het eerste niveau gaat over de inhoud van het gesprek. Tijdens deze interventie staat het onderwerp of het thema centraal. Tijdens deze interventie kun je vragen stellen over het wie, wat, waar of hoe.
- Procedure: Bij een interventie op niveau 2 ga je in op de manier waarop informatie gegeven wordt. Dit wordt gevolgd door een vraag, een voorstel of een afspraak. Bij deze interventie moeten de agenda’s gemeenschappelijk zijn of de structuur van het gesprek gelijk.
- Proces: Een interventie op het derde niveau is het meest lastig. Tijdens het proces speelt zich tijdens de communicatie namelijk veel af wat niet of nauwelijks te zien is. Hierbij spelen non-verbale signalen een grote rol, omdat deze kunnen helpen bij het begrijpen waarom iemand iets zegt. Dit geldt ook voor de toon of het tempo (para verbale signalen). Het kan veel helpen om goed te kijken en luisteren tijdens het opnemen van procesinformatie, want dit niveau bestaat uit meningen, gevoelens en macht.
Lijkt het je leuk zelf een Training Adviesvaardigheden te volgen?
Learnit biedt een training Adviesvaardigheden waarbij je een persoonlijke adviesstijl ontwikkelt en zelf bepaalt welke van de aangeboden technieken en adviezen je integreert in je dagelijkse praktijk. Het hele adviesproces wordt doorlopen, van opdrachtaanvraag tot eindgesprek. Klik hier voor meer informatie over de training of om je direct in te schrijven.
Lees ook: 11 tips bij conflicthantering